En användare är en person som har rätt att själv boka objekt i systemet, eller som har rätt att få objekt bokade åt sig av administratören. För användare finns det ett flertal olika behörighetsgrader som reglerar vilka objekt en användare har rätt att se eller boka.
För varje användare anges ett användar- namn och lösenord för inloggningen samt vilken behörighet användaren ska ha i systemet. En användare behöver inte vara en specifik person utan kan vara en anonym roll som flera personer kan använda för att göra bokningar.
Vilka behörigheter en användare ska ha anges av administratören då användar- kontot skapas men kan även justeras i efterhand. För administratören finns det flera sätt att styra vilka behörigheter en användare ska ha. Ett sätt är den nio- gradiga skala som varje användare rankas i, där 1 är lägsta behörighet och där 9 innebär en rätt att både se och boka alla objekt. Även objekten rankas på ett motsvarande sätt så att en likvärdig eller högre siffra krävs för att en användare ska kunna boka ett objekt. Det är möjligt att ställa in att användare som inte har rätt att boka objekt ändå har rätt att se objekten.
Behörighetsstyrningen kan ges ytterligare en dimension genom att använda olika organisationer. Då knyts objekt till organisationer och begränsar därmed organisationens användare till de objekt som är knutna till den egna organisationen. En organisation behöver inte vara en faktisk organisation utan kan exempelvis vara en avdelning inom företaget eller enbart bokningsrelaterade grupper som skapas för att underlätta behörighetsadministrationen.
Då man skapar en ny organisation är den enda obligatoriska uppgiften Namn. Kanske är en organisation medarbetarna i ett visst projekt eller kanske ska prao-eleverna tillhöra en egen organisation för att det ska vara lätt att styra deras rättigheter i bokningssytemet. Då behövs bara ett passande namn. För att administrera ett företag med fem dotterbolag och tio avdelningar vardera, behövs däremot kanske både telefonnummer och faktureringsadress.
När organisationsgrupper används finns också möjligheten att utse användare inom en organisationsgrupp till organisationsadministratör. En organisationsadministratör har behörighet att boka alla objekt som är knutna till organisationen och har även rätt att ändra, ta bort och lägga till ny information för de objekt och användare som är knutna till organisationsgruppen. En organisationsadministratör kan alltså lägga in helt nya bokningsbara objekt i sin organisation men de kommer då bara att finnas tillgängliga för den egna organisationen till dess att administratören anger annat.
Administratören är den som har administrerar alla uppgifter och behörigheter i EZbooking. Det är administratören som anger behörighetsgraden för varje användare och vilken behörighet som krävs för att boka ett visst objekt. Rollen innebär också att personen kan boka alla objekt som finns inlagda. Dessutom kan administratören givetvis ändra alla inställningar samt se och justera all inlagd information.