Programadministration

Administrationen i ProjectManager är uppdelad i tre områden: registerunderhåll, kalenderunderhåll och organisations-inställningar.

Registerunderhåll

I ProjectManager finns användarregister, användargrupper, kundregister, leverantörsregister, register över varor och tjänster, vanliga projekttyper samt återkommande faser och aktiviteter.

Användarregister och användargrupper
Här registreras alla personer som ska arbeta i programmet med behörigheter som: projektdeltagare, projektledare eller administratör. Dessutom delas alla användare in i organisationsspecifika användargrupper, till exempel marknad, ekonomi, programmering och så vidare.

Kunder

Det sökbara registret visar information om samtliga kunder och kan exporteras till en Excel-fil.

Leverantörer

I leverantörsregistret lagras all information om leverantörerna. Registret är sökbart och hela leverantörsregistret kan exporteras till en Excel-fil.

Varor och tjänster

I programmets grundutförande kan bara administratörer och och projekt-ledare lägga in nya varor och tjänster i systemet. Projektdeltagare kan se vad som är tillgängligt för registrering och registrera det som material-användning i sina projekt. Registret kan exporteras som Excel-fil.

Projekttyper, faser och aktiviteter

Ni definierar olika standardiserade strukturer med faser och aktiviteter så att de passar er organisations arbetsrutiner. På så sätt behöver ni inte mata in dessa uppgifter för varje nytt projekt. Skapandet av nya projekt förenklas och vid behov kan ni både redigera och lägga till faser och aktiviteter under projektets gång. Genom att utgå ifrån standardtyper byggs en automatisk kvalitetssäkring in i projekten. Då ni konsekvent arbetar enligt samma processer säkerställs att inget glöms bort!

Kalenderunderhåll

Normal arbetstid och semester

För att kunna se beläggningsgraden vid planering av projekt måste det finnas en definierad normal arbetstid för varje projektdeltagare. Denna specificeras antingen av administratören eller av användaren själv. Normal arbetstid används också för att förenkla schema-läggningen och fungerar som en grund-planering. I kalendern infogas normal arbetstid månad för månad och för varje enskilt datum. Även semestrar registreras i kalendern.  

Helgdagar och veckonumrering

Ni lägger in vilka helgdagar som ska finnas med i kalendern och därmed räknas bort från den tillgängliga arbetstiden. Ni väljer även vilket system som ska användas för veckonumrering eftersom antalet dagar i det nya året som den första veckan ska innehålla för att räknas som vecka nummer ett varierar mellan olika länder.

Organisationsinställningar

Här lägger administratören in uppgifter om det egna företaget. Bland annat anges detaljer för fakturering samt kontonummer och resultatenheter för bokföring av fakturor. Här definieras också resultatenheter och tidkoder och återfinns en loggbok som registrerar automatiska felmeddelanden.

Resultatenheter

Här redigeras de resultatenheter som ska vara tillgängliga för registrering i systemet. Notera att ordet resultatenhet kan referera dels till användarens tillhörighet till en viss resultatenhet, dels projektets tillhörighet till en resultat-enhet. Det är projektets resultatenhet som avgör var ett projekt bokförs.

Tidkoder

Ni definierar själva de tidkoder som ska vara tillgängliga vid tidsregistrering i systemet. Utöver en vanlig taxa behövs koder med olika sätt att kostnads-beräkna och redovisa olika uppgifter och arbetstider, bland annat för att skapa kompletta löne- och fakturaunderlag. Det kan exempelvis röra sig om koder för övertid, sjukersättning osv.

Attestering och behörigheter

Under dessa menyval ställer administratören in huruvida registreringar måste attesteras innan de används för löneunderlag och fakturering. Här ställs också in vilka behörigheter som ingår som standard för rollerna projektledare och projektdeltagare.

Språk

Administratören anger vilka språk som ska vara aktiva i applikationen, dvs. vilka som ska vara tillgängliga för inläggning av information.