När många delar på arbetet med webbplatsen är det viktigt att alla kan göra det de ska utan att av misstag ändra något de inte har rätt att ändra. Med behörighetsadministrationen i WebPublish är detta enkelt ordnat. Det finns även några andra praktiska funktioner som underlättar användarhanteringen.
Administratören är den som har ansvar för verktyget och därmed webbplatsen. Det är administratören som fördelar roller, lägger till och tar bort användare samt bygger upp strukturen på webbplatsen. Det är rekommenderat att administratören ska ha fullständiga rättigheter i verktyget, vilket betyder att administratören kan ändra och publicera alla sidor samt administrera alla användare och alla rättigheter. Detta går dock att ställa in individuellt för varje användare. Administratören är den som har rätt att använda mallverktyget och skapa mallar som övriga användare kan använda sig av när de skapar och publicerar sidor.
Redaktörer och lokalredaktörer är de användare som är inne och arbetar med innehållet på webbplatsen. Vilka rättigheter användarna ska ha bestäms individuellt men när en användare skapas finns ett antal rekommenderade rättighetsinställningar beroende på vilken roll användaren får.
Redaktören har betydligt större befogenheter än lokalredaktören men exempelvis går det att styra rättigheter som om användaren ska ha rätt att använda dokument- och bildarkiv, publicera sidor, skapa nya sidor, använda den avancerade frihandsmallen och mycket mer.
Vad som skiljer redaktören från lokalredaktören är att en lokalredaktör aldrig kan bli ansvarig redaktör för en sida eller för en redaktionsgrupp. En lokalredaktör som saknar rätt att publicera sidor måste alltså skicka sidan för godkännande till en redaktör som i sin tur publicerar sidan.
Sidläsare läggs till som användare i verktyget men har inte rätt att använda några funktioner i verktyget. Vad sidläsare har rätt att göra är att läsa lösenordsskyddade sidor. Många gånger är en webbplats till största delen öppen för alla medan några sidor, eller en del av webbplatsen, endast är till för till exempel medlemmar eller anställda. I WebPublish kan detta administreras med hjälp av sidläsarfunktionen och då kommer en inloggningsruta läggas in på någon av webbplatsens layoutmallar.
Rollen publika användare används för de besökare som skapar en användare för att delta i en diskussion i ett forum eller för att lägga till länkar och kommentera i länkbanken. Publika användare har inte tillgång till några delar av verktyget utan kan endast delta i de diskussioner/länkbanker de har registrerat sig för.
För att det ska vara enkelt att hantera användarna, även i en större organisation där många personer ska vara med att arbeta med delar av webbplatsen, är det möjligt att dela in användarna i redaktionsgrupper.
En redaktion består av en huvudredaktör och lokalredaktörer som knyts till de olika sidorna. För att en användare ska kunna väljas som huvudredaktör krävs rollen redaktör. En användare med rollen lokalredaktör kan inte väljas som huvudredaktör.
Om en person tas bort från, eller läggs till i, systemet räcker det med att redaktionen uppdateras för att ändringen ska slå igenom på alla sidor dit redaktionen är knuten. Det är alltså inte nödvändigt att för varje sida gå in och ändra vilka som har rätt att arbeta med sidan.
Redaktioner kan alltså skapas för olika sektioner av webbplatsen. Det kan vara användbart om ni till exempel har sidor på olika språk eller sidor som rör en viss verksamhet som endast vissa personer ska ges rätt att arbeta med.
Läsargrupper är redaktionsgruppernas motsvarighet bland de användare som endast har rätt att logga in och läsa lösenordsskyddade sidor, sidläsare. Läsargrupper kan exempelvis skapas per avdelning eller per medlemsgrupp som sedan kopplas till de olika sidorna.
Genom LDAP-kopplingen som följer med programmet är det möjligt att använda ett befintligt användarregister för användaradministrationen i WebPublish. Användarregistret behöver då bara uppdateras på ett ställe för att slå igenom överallt där användarkatalogen används. Om nätverksadministratören dessutom skapar en användarmiljö med ”single-sign-on” så kombineras Windowsinloggningen med inloggningen till WebPublish så att användaren bara behöver logga in sig en gång.
Vill du läsa om alla funktioner i WebPublish kan du ladda ner vår funktionsspecifikation här