Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Über unser Tool können Sie verschiedenste Ressourcen buchen, die mehreren Personen zur Verfügung stehen - sowohl materielle als auch immaterielle. Dazu gehören beispielsweise Spezialgeräte in Core Facilities, Softwarelizenzen, Besprechungsräume, Sporteinrichtungen, Fuhrparks und vieles mehr. Das Tool ist flexibel und lässt sich individuell an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse anpassen. 

Ja, über die Suchfunktion können Sie mehrere Ressourcen für denselben Zeitraum buchen. Nutzen Sie die verfügbaren Filter, um schnell die passenden Ressourcen, beispielsweise Räume oder Geräte, zu finden und fügen Sie diese Ihrer Buchung hinzu.

Ja. Beim Erstellen einer Buchung können Sie angeben, ob es sich um eine einmalige oder eine wiederkehrende Buchung handeln soll. Wiederholungen können täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder nach einem individuellen Zeitplan eingerichtet werden. Darüber hinaus können Sie Buchungen über mehrere aufeinanderfolgenden Tage hinweg buchen. 

Ja. Sie können festlegen, dass NutzerInnen zunächst eine Buchungsanfrage stellen müssen, anstatt Ressourcen direkt buchen zu können. Wird die Anfrage von einer zuständigen Person genehmigt, wird sie automatisch in eine Buchung umgewandelt. Die Genehmigungspflicht gilt standardmäßig für alle, kann aber für bestimmte Organisationen und/oder einzelne NutzerInnen aufgehoben werden. Die zuständigen Personen können Buchungsanfragen genehmigen, ändern oder ablehnen. Außerdem können sie direkt über die jeweilige Anfrage Nachrichten an die anfragenden Personen senden. Buchungsanfragen für Zeiträume, in denen eine Ressource bereits gebucht ist, können nicht gestellt werden.

Ja, Sie können festlegen, welche NutzerInnen welche Ressourcen zu welchen Zeiten buchen dürfen. Für jede Ressource lassen sich bestimmte Buchungszeiträume definieren, sodass diese nur innerhalb dieser Zeitfenster buchbar ist. Darüber hinaus können Sie festlegen, wie weit im Voraus und bis zu welchem Zeitpunkt vor dem gewünschten Buchungstermin Buchungen möglich sind. So bleibt genügend Zeit, um die Ressourcen vorzubereiten oder nach der Nutzung wieder einsetzbar zu machen. Das ist besonders praktisch für Geräte, die nach der Nutzung abkühlen müssen, oder für Besprechungsräume, die vor der nächsten Buchung gereinigt oder vorbereitet werden müssen. 

Ja. Sie können festlegen, dass bestimmte Ressourcen in ausgewählten Zeiträumen nicht gebucht werden können. Das ist beispielsweise an Feiertagen, während Wartungsarbeiten oder nach einer Buchung sinnvoll, wenn Zeit für die Reinigung benötigt wird. Zusätzlich können Sie für jede buchbare Ressource individuelle Öffnungszeiten und Zeitpläne hinterlegen. So lässt sich die Verfügbarkeit flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. 

Ja. EZbooking bietet flexible Möglichkeiten zur Preisgestaltung. Sie können verschiedene Preismodelle nutzen, beispielsweise Stundenpreise oder gestaffelte Preise abhängig von der Buchungsdauer. Auch individuelle Preisregelungen sind möglich. So, können externe NutzerInnen beispielsweise einen höheren Preis zahlen, während Mitarbeitende dieselben Ressourcen vergünstigt oder sogar kostenlos buchen können. 

Mit den Plug-Ins EZ-Equip und EZ-Order können Sie außerdem die Nutzung zusätzlicher Geräte sowie bestellte Artikel in Rechnung stellen. 

Mit EZ-TimeLog erfolgt die Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Nutzungsdauer statt der ursprünglichen gebuchten Zeit. 

Mit EZ-Project können Sie Buchungen bestimmten Projekten zuzuordnen und die entsprechenden Kosten darüber abrechnen. Zusätzlich können Sie ein vorausbezahltes Stundenguthaben hinterlegen, das für Projektbuchungen verwendet werden kann. 

In EZbooking sind alle NutzerInnen einer Organisation zugeordnet. Die Software bietet verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und Berechtigungen. Dadurch lassen sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten gezielt verteilen. 

Der Systemadministrator verfügt über umfassende administrative Rechte und kann alle Informationen, Einstellungen, NutzerInnen, Organisationen und Ressourcen im System einsehen und bearbeiten. 

Der Organisationsadministrator verwaltet die NutzerInnen der eigenen Organisation.    

Der Objektadministrator ist für die Verwaltung bestimmter Ressourcen verantwortlich. Beispielsweise können ihm alle Geräte eines Labors oder alle Besprechungsräume eines Gebäudes zugewiesen werden. Er kann diese Ressourcen verwalten, neue Ressourcen anlegen und die Zugriffsrechte für andere NutzerInnen festlegen. 

Der Telefonist kann Buchungen im Namen anderer NutzerInnen vornehmen und auf deren Nutzerinformationen zugreifen. 

Darüber hinaus bieten einige Plug-Ins eigene administrative Rollen, beispielsweise den Projektadministrator in EZ-Project und den Administrator für Bestellungen in EZ-Order.

Das flexible Berechtigungssystem ermöglicht es, Zuständigkeiten und Zugriffsrechte individuell an die Anforderungen der jeweiligen Organisation und die Aufgaben der einzelnen NutzerInnen anzupassen.

Ja. Sie können die Buchungsberechtigungen flexibel vergeben, entweder für alle NutzerInnen, für NutzerInnen bestimmter Organisationen oder gezielt für einzelne Personen. 

Ja. Über die verschiedenen Benutzerrollen und die gezielte Zuordnung zu bestimmten Ressourcen können Sie individuell festlegen, wer welche Ressourcen verwalten darf. 

Ja. Sie können EZbooking mit Outlook verbinden und Buchungen direkt über Ihren Kalender erstellen und bearbeiten. Möchten Sie mehr über die Integration und die technischen Voraussetzungen erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ja. Sie können Ihre eigenen Raumdisplays verwenden und unser Plug-In EZ-Display darauf installieren. Auf den Bildschirmen werden aktuelle und bevorstehende Buchungen angezeigt, sodass vorbeigehende Personen jederzeit sehen können, welche Räume belegt oder verfügbar sind. Außerdem können freie Räume direkt über den Touchscreen gebucht werden. EZbooking ist sowohl mit iOS- als auch mit Android-Geräten kompatibel. Erfahren Sie mehr über EZ-Display.

Ja, mit EZbooking können Sie bequem über verschiedene Geräte buchen, beispielsweise über Ihr Smartphone oder Tablet. So bleiben Sie flexibel und können jederzeit und von überall aus Buchungen vornehmen, ob zu Hause, am Arbeitsplatz oder unterwegs.

Ja. Sie können verschiedene Berichte erstellen, um die Nutzung Ihrer Ressourcen auszuwerten. Die Berichte lassen sich nach Tag, Ressource, Benutzer und Organisation filtern. Darüber hinaus zeigt der Bericht zum Belegungsgrad, zu welchem Prozentsatz die verfügbare Zeit einer Ressource durch Buchungen belegt ist.

Ja, das ist möglich. Wir bieten eine 30-tägige Testphase von EZbooking ohne Einschränkungen an. Während dieser Zeit haben Sie Zugriff auf alle Funktionen und können unsere Software somit umfassend testen. Passen Sie EZbooking individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und erkunden Sie das System ganz in Ihrem eigenen Tempo.
Gerne unterstützen wir Sie kostenlos und unverbindlich bei der Einrichtung des Testzugangs, damit dieser optimal auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Sichern Sie sich noch heute Ihren kostenlosen Zugang zu EZbooking.